Faire signer un devis à distance
En bref
Devivolt envoie à votre client un lien vers une page web. Il y lit le devis, demande un code à 6 chiffres par e-mail, coche la case d'acceptation et signe. Il n'a pas de compte à créer ni d'application à installer. Vous êtes prévenu dès que c'est signé.
La carte : Envoyer au client pour signature, sur un devis émis. Depuis un brouillon, sur un ordinateur, Envoyer en signature émet le devis et l'envoie dans le même geste.
Envoyer
- Vérifiez l'adresse du signataire. Le lien et le code partiront à cette adresse, et à elle seule.
- Vérifiez le nom du signataire : c'est celui qui figurera sur la preuve.
- Le lien est valable jusqu'à la date « Valable jusqu'au » de votre devis — 30 jours si vous n'en avez pas mis.
- Cliquez sur Envoyer pour signature.
Ce que voit votre client
Une page à son nom, avec en tête votre entreprise (nom, ville, SIREN, assurance décennale déclarée), puis le devis complet : le détail des travaux, les totaux, les mentions légales et Télécharger le devis (PDF). En bas, deux blocs : Signer en 2 temps et Refuser ce devis (avec motif).
Pour signer, il clique sur Recevoir mon code par e-mail, saisit le code (6 chiffres, valables 10 minutes), coche « J'accepte ce devis, son montant de … TTC et ses conditions. Cette signature m'engage. », trace s'il le souhaite sa signature au doigt (facultatif) et clique sur Signer le devis. La page fonctionne sur n'importe quel téléphone.
Pour refuser, il choisit un motif (prix trop élevé, délais, autre devis retenu, autre raison), peut ajouter une précision, et confirme.
Suivre où ça en est
| État affiché | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Envoyé, pas encore ouvert | Le lien est parti, le client ne l'a pas encore ouvert |
| Consulté par le client | Il a ouvert la page. Bon moment pour l'appeler |
| Signé | C'est fait, avec la date |
| Refusé | Avec le motif qu'il a donné |
| Lien expiré | La validité du devis est passée |
Mon client n'arrive pas à signer
Du plus fréquent au plus rare :
- Il ne trouve pas le code. Il arrive dans un second e-mail, souvent dans les indésirables. Qu'il clique sur Renvoyer le code (une minute d'attente entre deux envois).
- Le code a expiré au bout de 10 minutes. Qu'il en demande un nouveau.
- « Ce code a été désactivé après trois erreurs. » Un nouveau code règle le problème.
- « Trop de codes demandés. » Cinq par jour, c'est la limite. Il vous contactera pour signer autrement : un devis imprimé et signé à la main reste valable.
- Le lien a expiré avec la validité du devis. Dupliquez le devis, envoyez la nouvelle version.
Si vous vous êtes trompé d'adresse, utilisez Renvoyer le lien avec la bonne.
Ce que vaut cette signature
Devivolt conserve les éléments qui prouvent la signature : l'adresse e-mail utilisée, l'envoi et la saisie du code, l'heure de chaque étape, une empreinte du document signé et l'adresse internet du signataire. Vous pouvez sortir ce dossier de preuve à tout moment.
Devivolt vous aide à réunir ces preuves. Ce n'est pas un organisme de certification, et il ne délivre pas de certificat officiel de signature.