Encaisser un règlement
En bref
Sur chaque facture, la carte Règlements sert à noter ce que vous recevez : montant, date, moyen de paiement. Le statut de la facture suit tout seul : Partiellement payé, puis Payé. Une facture en retard est relancée par e-mail, automatiquement ou d'un clic.
Noter un règlement
- Ouvrez la facture. En haut, la carte Reste dû rappelle le total, ce qui est déjà encaissé, et propose Enregistrer un règlement de … avec le montant restant.
- Dans la carte Règlements, entrez le Montant reçu (prérempli avec le reste dû), la Date du règlement, le Moyen de paiement (virement, chèque, carte, espèces ou autre) et, si vous voulez, une Référence.
- Enregistrer le règlement. Le reste à payer se met à jour tout de suite.
Vous pouvez noter plusieurs règlements sur la même facture.
On ne peut pas encaisser plus que dû
Un montant supérieur au reste dû est refusé. Si votre client a payé trop, il faut faire un avoir.
Corriger une saisie
Un règlement mal saisi se retire (bouton Retirer sur la ligne du règlement) et se ressaisit : le statut de la facture est recalculé aussitôt. C'est une note interne, pas un document envoyé.
L'échéance et le retard
L'échéance est calculée à partir de votre délai de paiement (voir Réglages → Documents). Elle est fixée sur la facture, même si vous changez votre délai ensuite.
Chaque matin, Devivolt regarde les factures dont l'échéance est passée et les fait passer En retard. Elles apparaissent alors dans le compteur En retard de votre tableau de bord, et la liste des factures indique depuis combien de jours (En retard · J+…).
Les relances
Une facture émise est relancée automatiquement par e-mail après son échéance : à J+5, puis à J+12, tant qu'elle n'est pas soldée. La page de la facture dit où en est la relance (prochaine date prévue, dernière relance envoyée) ; la liste des factures aussi (« relance J+5 envoyée », « aucune relance »).
- Désactiver les relances coupe les relances de cette facture seulement ; Réactiver les relances les reprend.
- Relancer maintenant envoie une relance tout de suite. Une seule par 24 heures : la seconde est refusée, pour ne pas harceler votre client. Une relance manuelle repousse d'une semaine celles qui restaient prévues.
Une facture soldée ou annulée par un avoir n'est plus relancée.
Les mentions qui vous protègent
Vos factures indiquent vos pénalités de retard et l'indemnité de 40 € prévue par la loi. Elles sont dues en cas de retard entre professionnels. Devivolt les écrit ; c'est vous qui décidez si vous les réclamez.